Partiamo dalla definizione di Organizzazione, un insieme di risorse umane e materiali connesse da processi lavorativi per raggiungere gli obiettivi aziendali. Per risorse umane intendiamo le persone che costituiscono il Team di lavoro e cooperano insieme per il raggiungimento degli obiettivi, e per risorse materiali tutti gli strumenti che vengono utilizzati per lavorare al meglio come ad esempio, macchinari o software.
Ma come si costruiscono delle routine lavorative efficaci ed inclusive? Scopriamolo insieme:
1) SUDDIVISIONE COMPITI E MANSIONI
All’intero del gruppo di lavoro, perché si generi spirito di squadra e motivazione, le mansioni da svolgere devono essere chiare, eque e suddivise per ruoli e merito. Questa chiarezza porta i membri del Team ad essere motivati e soprattutto stimolati in quanto riconosciuti nelle loro azioni. Se si crea un ambiente dove le persone sanno cosa devono svolgere, come e perché, l’ambiente di lavoro sarà salubre e caratterizzato sia da un Clima Organizzativo positivo, sia da un forte senso di appartenenza al gruppo. Le routine lavorative saranno chiare per tutti e tutte e si lavorerà con costanza e cooperazione;
2) CHIARIFICAZIONE DEGLI OBIETTIVI
Inoltre, perché un Team di lavoro funzioni, deve essere chiara anche la meta che l’organizzazione intende raggiungere, quali metodi/strumenti utilizzare, e fornire ulteriori dettagli se alcuni punti non sono del tutto chiari. Gli obiettivi devono rispettare queste quattro caratteristiche fondamentali: 1) chiarezza, devono essere chiari per tutti e qualora non lo siano, sarà compito del Leader fornire ulteriori informazioni perché si progredisca all'unisono verso la meta; 2) condivisione, devono essere accettati dal Team così che si generi senso di cooperazione; 3) misurabilità, non devono essere vaghi, ma precisi e in grado di essere quantificati efficacemente, ad esempio, parlare di acquisizione di più clienti non è sufficiente, occorre stabilire quanti clienti, di che tipologia e in quale lasso temporale; 4) realisticità, infine devono essere reali, questo significa che se un’azienda è aperta da qualche mese, non si può pretendere di raggiungere un fatturato molto alto o registrare elevati livelli di successo. Bisogna lavorare costantemente e raggiungere obiettivi via a via sempre più concreti che aiutino l’azienda a crescere progressivamente;
3) DEFINIZIONE DEI RUOLI DEI COMPONENTI DEL TEAM
Ogni risorsa deve avere chiaro il proprio inquadramento in azienda, deve sapere se è un collaboratore, un responsabile area, un partner, dipendente o altro. Questa chiarificazione di intenti iniziale è necessaria sia per la motivazione dei membri dell'azienda (si riconoscono in ruoli specifici), sia per la produzione aziendale in quanto, avendo risorse motivate e inquadrate farà si che il lavoro proceda per il meglio, i processi lavorativi siano chiari per tutti e l’azienda raggiunga alti livelli di produttività;
4) SPIEGAZIONE DETTAGLIATA DELLE COSE DA FARE
Si tratta di definire i processi di lavoro in termini di mansioni e azioni quotidiane. Significa che tutto ciò che riguarda la routine lavorativa deve essere chiarificato passaggio per passaggio ai membri del team. Soprattutto se si tratta di nuove attività da apprendere o di nuovi ingressi per accompagnarli verso un inserimento efficace in azienda. Sembrerà banale, ma in certe situazioni (soprattutto agli albori) dare per scontato alcuni passi o azioni, può compromettere l’andamento dell’azienda e consolidare dinamiche professionali disfunzionali;
5) ASCOLTO ATTIVO E SUPPORTO
Infine, se necessario, si deve affiancare il proprio Team nello svolgimento di specifiche azioni se complesse, se si tratta di nuovi Know How da apprendere e trasformare in modus operandi aziendali o se ancora, si tratta di nuove risorse inserite in azienda che devono famigliarizzare con le mansioni. Ascoltare attivamente e fornire supporto è un elemento molto importante per rendere i processi lavorativi scorrevoli.
Concludendo quindi, possiamo affermare che per rendere una routine professionale efficace ed efficiente è necessario garantire quanto possibile, il rispetto dei punti precedenti. Questo perché, oltre ad avere processi lavorativi chiari e funzionali per tutto il Team di lavoro, ci saranno anche le basi per generare un ambiente professionale, positivo, motivante e performante.