WhatsApp (formalmente WhatsApp Messenger) è un'applicazione informatica di messaggistica istantanea nata nel 2009.
Dapprima utilizzata ad uso esclusivamente personale oggi invece è sempre più usata anche a scopi professionali, soprattutto per la creazione di Gruppi WhatsApp di lavoro.
Prima di iniziare il nostro articolo, sarebbe bene porre attenzione ad alcuni “paletti di gestione” da mettere in evidenza nel momento in cui il Gruppo di lavoro WhatsApp nasce: utilizzare come immagine profilo un'icona visibile e riconoscibile del progetto/azienda/lavoro; descrivere il gruppo e le regole; mettere in luce gli orari di utilizzo; indicare la tipologia di informazioni da trattare; ed evidenziare le regole comportamentali.
Tutte informazioni utili da inserire nella bio del gruppo (descrizione) per semplificare le interazioni.
Sebbene WhatsApp appaia un rivoluzione positiva per le dinamiche lavorative, a lavoro presenta comunque delle insidie da non sottovalutare!
Regola numero 1
Evita i buongiornissimo caffè!
Stiamo parlando di relazioni professionali e interazioni specifiche legate ad un’azienda o un progetto. Le comunicazioni devono essere indirizzate al raggiungimento della mission aziendale; mentre tutto ciò che riguarda il tempo libero andrà veicolato e circoscritto ad altre sedi.
Entra in relazione in modo professionale con tutti i componenti del gruppo (colleghe, colleghi, superiori e referenti di progetto) rimanendo attenta/o a ciò che ti viene richiesto per raggiungere gli obiettivi.
OK! Sii focalizzata/o su ruoli, mansioni e attività da portare avanti.
KO! Non condividere foto, commenti personali o meme divertenti.
Regola numero 2
Non spammare!!! Siamo a lavoro
Non puoi scrivere in continuazione! Se ad esempio si tratta di un gruppo legato ad uno specifico obiettivo o progetto, non puoi mandare ad ogni ora e ripetutamente, messaggi e materiali che trovi in merito; o commentare la tabella di marcia a te assegnata.
Si tratta di relazioni professionali, per cui limita le interazioni a tale scopo; viceversa potresti rischiare di apparire come una risorsa poco affidabile o non in grado di assumersi la responsabilità delle proprie azioni.
OK! Puoi ovviamente porre delle domande se qualcosa non ti è del tutto chiara.
KO! Non inondare la chat riguardo tutto ciò che hai trovato. Limitati a raccogliere in separata sede le informazioni richieste per usarle nel momento in cui si farà il punto della situazione.
Regola numero 3
Rispondi quando necessario
Talvolta il silenzio vale più di mille parole. Essendo un gruppo professionale non è detto che tutti e tutte debbano necessariamente esprimere un proprio parere. In alcune circostanze vale la regola del tacito assenso, oppure - se si necessità di risposte o punti di vista - sarà espressamente richiesto.
OK! Segui il flusso della chat. Sembrerà banale ma basandoti sul comportamento di altri membri del gruppo (soprattutto dei vertici) le interazioni saranno per te più semplici.
KO! Non scrivere troppo e sempre su tutto! In specifiche circostanze è utile anche la sola presa visione di file, messaggi o documenti.
Regola numero 4
Non disseminare spunte blu
Questo punto è collegato al precedente, ossia, se i Datori/Datrici di Lavoro (che potrebbero essere presenti nel gruppo) o i referenti del progetto richiedono un punto di vista generale, sarebbe impensabile che non ti esponga o non esprima il tuo parere professionale.
OK! Rispondi, scrivi ed esponiti (in questo momento è proprio richiesto), soprattutto se si tratta di domande rivolte a te direttamente. Rispondi anche ai quesiti che ti pongono i colleghi.
KO! Evita di nasconderti o di non esprimerti. Risulteresti una risorsa poco affidabile e non focalizzata sul lavoro.
Regola numero 5
Rispetta regole e gerarchie
Come in ogni contesto, anche all’interno dei Gruppi WhatsApp ci sono delle regole da seguire e delle gerarchie prestabilite. Questi due elementi consentono che il flusso comunicativo all’interno delle conversazioni sia funzionale, mirato alla mission aziendale e orientato a ruoli e mansioni. Rispetta le persone in alto, non intrometterti in questioni che non ti riguardano personalmente e non esprimere giudizi personali.
OK! Rispetta e comportati in modo impeccabile e professionale. Limitati sempre a quanto richiesto personalmente e in base a ciò che rientra nelle tue mansioni e competenze. Si da per scontato l’utilizzo di un linguaggio pulito e consono al contesto.
KO! Non scavalcare nessuno, non inserirti in mansioni/questioni non legate al tuo ruolo, non comportarti come se sapessi tutto tu o in modo arrogante. Rispetta sempre il prossimo!
Regola numero 6
Non esserne dipendente!
Il lato oscuro di questi gruppi di lavoro è che, essendo alla portata di cellulare e quindi sempre visibile, è quasi normale se non d’obbligo controllarlo costantemente e ad ogni ora. Evita di aprire la chat in continuazione, altrimenti saresti soggetto/a allo sviluppo di stress e ansia da prestazione.
OK! Utilizza la chat in modo naturale, ad esempio potresti modificarne la suoneria di modo da avere le notifiche personalizzate. Questo ti aiuterà ad utilizzare il gruppo solo quando necessario.
KO! Non rimanere a controllare, rileggere e rimuginare.
Regola numero 7
Utilizzalo preferibilmente negli orari di lavoro
NON SCRIVERE ALLE 23:00! Se hai delle informazioni lavorative da trasmettere non scriverle al di fuori dell’orario di lavoro oppure (se presenti) limitati a far riferimento a quelli indicati nella bio del gruppo.
OK! Raccogli informazioni, dubbi e perplessità da comunicare il giorno dopo.
KO! Evita di scrivere la qualsiasi e fuori dagli orari consentiti. Risulteresti una risorsa non attenta alle regole e poco rispettosa della vita privata delle altre persone.
Regola numero 8
Non riversarci ansie e frustrazioni personali
I Gruppi di lavoro WhatsApp non sono ideati per contenere ansie e frustrazioni. Per cui, qualora necessitassi di un confronto personale, limitati ad entrare in relazione con la persona in questione in privato o in altre sedi; oppure, se provi ansia da prestazione legata a specifiche azioni/mansioni, non riversarle all’interno della chat, risulteresti fuori luogo.
OK! Utilizza il gruppo in relazione alla mission per il quale è nato.
KO! Non usarlo come il muro del pianto o come valvola di sfogo. Evita inoltre di scaricarci questioni della tua vita privata.
Concludendo, possiamo affermare che WhatsApp ha rivoluzionato sia il nostro modo di entrare in relazione con le altre persone; sia il nostro modo di lavorare. Nel mondo del lavoro però, questa app va usata con molta attenzione mettendone in in luce dei "paletti di gestione" che aiutino lavoratori e lavoratrici ad utilizzarla in modo efficace e professionale.
WhatsApp: usarlo sì, ma con attenzione.
Di seguito le 8 regole da seguire per interagire al meglio
Regola numero 1
Evita i buongiornissimo caffè!
Stiamo parlando di relazioni professionali e interazioni specifiche legate ad un’azienda o un progetto. Le comunicazioni devono essere indirizzate al raggiungimento della mission aziendale; mentre tutto ciò che riguarda il tempo libero andrà veicolato e circoscritto ad altre sedi.
Entra in relazione in modo professionale con tutti i componenti del gruppo (colleghe, colleghi, superiori e referenti di progetto) rimanendo attenta/o a ciò che ti viene richiesto per raggiungere gli obiettivi.
OK! Sii focalizzata/o su ruoli, mansioni e attività da portare avanti.
KO! Non condividere foto, commenti personali o meme divertenti.
Regola numero 2
Non spammare!!! Siamo a lavoro
Non puoi scrivere in continuazione! Se ad esempio si tratta di un gruppo legato ad uno specifico obiettivo o progetto, non puoi mandare ad ogni ora e ripetutamente, messaggi e materiali che trovi in merito; o commentare la tabella di marcia a te assegnata.
Si tratta di relazioni professionali, per cui limita le interazioni a tale scopo; viceversa potresti rischiare di apparire come una risorsa poco affidabile o non in grado di assumersi la responsabilità delle proprie azioni.
OK! Puoi ovviamente porre delle domande se qualcosa non ti è del tutto chiara.
KO! Non inondare la chat riguardo tutto ciò che hai trovato. Limitati a raccogliere in separata sede le informazioni richieste per usarle nel momento in cui si farà il punto della situazione.
Regola numero 3
Rispondi quando necessario
Talvolta il silenzio vale più di mille parole. Essendo un gruppo professionale non è detto che tutti e tutte debbano necessariamente esprimere un proprio parere. In alcune circostanze vale la regola del tacito assenso, oppure - se si necessità di risposte o punti di vista - sarà espressamente richiesto.
OK! Segui il flusso della chat. Sembrerà banale ma basandoti sul comportamento di altri membri del gruppo (soprattutto dei vertici) le interazioni saranno per te più semplici.
KO! Non scrivere troppo e sempre su tutto! In specifiche circostanze è utile anche la sola presa visione di file, messaggi o documenti.
Regola numero 4
Non disseminare spunte blu
Questo punto è collegato al precedente, ossia, se i Datori/Datrici di Lavoro (che potrebbero essere presenti nel gruppo) o i referenti del progetto richiedono un punto di vista generale, sarebbe impensabile che non ti esponga o non esprima il tuo parere professionale.
OK! Rispondi, scrivi ed esponiti (in questo momento è proprio richiesto), soprattutto se si tratta di domande rivolte a te direttamente. Rispondi anche ai quesiti che ti pongono i colleghi.
KO! Evita di nasconderti o di non esprimerti. Risulteresti una risorsa poco affidabile e non focalizzata sul lavoro.
Regola numero 5
Rispetta regole e gerarchie
Come in ogni contesto, anche all’interno dei Gruppi WhatsApp ci sono delle regole da seguire e delle gerarchie prestabilite. Questi due elementi consentono che il flusso comunicativo all’interno delle conversazioni sia funzionale, mirato alla mission aziendale e orientato a ruoli e mansioni. Rispetta le persone in alto, non intrometterti in questioni che non ti riguardano personalmente e non esprimere giudizi personali.
OK! Rispetta e comportati in modo impeccabile e professionale. Limitati sempre a quanto richiesto personalmente e in base a ciò che rientra nelle tue mansioni e competenze. Si da per scontato l’utilizzo di un linguaggio pulito e consono al contesto.
KO! Non scavalcare nessuno, non inserirti in mansioni/questioni non legate al tuo ruolo, non comportarti come se sapessi tutto tu o in modo arrogante. Rispetta sempre il prossimo!
Regola numero 6
Non esserne dipendente!
Il lato oscuro di questi gruppi di lavoro è che, essendo alla portata di cellulare e quindi sempre visibile, è quasi normale se non d’obbligo controllarlo costantemente e ad ogni ora. Evita di aprire la chat in continuazione, altrimenti saresti soggetto/a allo sviluppo di stress e ansia da prestazione.
OK! Utilizza la chat in modo naturale, ad esempio potresti modificarne la suoneria di modo da avere le notifiche personalizzate. Questo ti aiuterà ad utilizzare il gruppo solo quando necessario.
KO! Non rimanere a controllare, rileggere e rimuginare.
Regola numero 7
Utilizzalo preferibilmente negli orari di lavoro
NON SCRIVERE ALLE 23:00! Se hai delle informazioni lavorative da trasmettere non scriverle al di fuori dell’orario di lavoro oppure (se presenti) limitati a far riferimento a quelli indicati nella bio del gruppo.
OK! Raccogli informazioni, dubbi e perplessità da comunicare il giorno dopo.
KO! Evita di scrivere la qualsiasi e fuori dagli orari consentiti. Risulteresti una risorsa non attenta alle regole e poco rispettosa della vita privata delle altre persone.
Regola numero 8
Non riversarci ansie e frustrazioni personali
I Gruppi di lavoro WhatsApp non sono ideati per contenere ansie e frustrazioni. Per cui, qualora necessitassi di un confronto personale, limitati ad entrare in relazione con la persona in questione in privato o in altre sedi; oppure, se provi ansia da prestazione legata a specifiche azioni/mansioni, non riversarle all’interno della chat, risulteresti fuori luogo.
OK! Utilizza il gruppo in relazione alla mission per il quale è nato.
KO! Non usarlo come il muro del pianto o come valvola di sfogo. Evita inoltre di scaricarci questioni della tua vita privata.
Concludendo, possiamo affermare che WhatsApp ha rivoluzionato sia il nostro modo di entrare in relazione con le altre persone; sia il nostro modo di lavorare. Nel mondo del lavoro però, questa app va usata con molta attenzione mettendone in in luce dei "paletti di gestione" che aiutino lavoratori e lavoratrici ad utilizzarla in modo efficace e professionale.
WhatsApp: usarlo sì, ma con attenzione.