Inizialmente concepita per un utilizzo strettamente personale, oggi è sempre più impiegata anche in ambiti professionali, in particolare per la creazione di Gruppi WhatsApp destinati al lavoro.
Prima di iniziare il nostro articolo, sarebbe bene porre attenzione ad alcuni “paletti di gestione” da mettere in evidenza nel momento in cui il Gruppo di lavoro WhatsApp viene attivato:
- Utilizzare come immagine profilo un'icona visibile e riconoscibile del progetto/azienda/lavoro;
- Descrivere esaustivamente le finalità del gruppo e le regole per il suo corretto utilizzo;
- Mettere chiaramente in luce gli orari di utilizzo (se ritenuto necessario);
- Indicare la tipologia di informazioni da trattare e in che modo (in virtù della mission aziendale e del rispetto reciproco);
- Evidenziare eventuali regole di comportamento se il gruppo è costituito da un elevato numero di componenti.
Sebbene WhatsApp appaia un rivoluzione positiva per le dinamiche lavorative, nei contesti professionali presenta comunque delle insidie da non sottovalutare!
REGOLA NUMERO 1
Evita i "buongiornissimo caffè!"
Stiamo parlando di relazioni professionali e interazioni specifiche legate ad un’azienda o un progetto. Le comunicazioni devono essere indirizzate al raggiungimento degli obiettivi; mentre tutto ciò che riguarda il tempo libero è bene che venga veicolato e circoscritto in altre occasioni più informali e relazionali.
In questi gruppi è consigliabile entrare in relazione in modo professionale con tutti i componenti del gruppo (colleghe, colleghi, superiori e referenti di progetto) rimanendo attenta/o a ciò che viene richiesto.
OK! Sii focalizzata/o su ruoli, mansioni e attività da portare avanti.
KO! Non condividere foto, commenti personali o meme divertenti.
REGOLA NUMERO 2
Non spammare!!! Siamo a lavoro
In queste chat è sconsigliato scrivere in continuazione! Se ad esempio si tratta di un gruppo legato ad uno specifico obiettivo o progetto, è buona prassi non mandare ripetutamente messaggi o materiali che si trovano in merito alla task assegnata. Sarebbe più opportuno aggiornare il gruppo una volta concluso il lavoro o quando è necessario un confronto per proseguire.
Si tratta di relazioni professionali, per cui le interazioni andranno limitate a tale scopo; viceversa si potrebbe rischiare di apparire come risorse poco focalizzate al lavoro.
OK! Puoi ovviamente porre delle domande se qualcosa non ti è del tutto chiara.
KO! Non inondare la chat riguardo tutto ciò che hai trovato. Limitati a raccogliere in separata sede le informazioni richieste per usarle nel momento in cui si farà il punto della situazione.
REGOLA NUMERO 3
Rispondi quando necessario
Talvolta il silenzio vale più di mille parole. Essendo un gruppo professionale non è detto che tutti e tutte debbano necessariamente esprimere un proprio parere. In alcune circostanze vale la regola del tacito assenso, oppure - se si necessita di risposte o punti di vista - vi sarà espressamente richiesto.
OK! Segui il flusso della chat. Sembrerà banale ma basandoti sul comportamento di altri membri del gruppo (soprattutto dei vertici) le interazioni saranno per te più semplici.
KO! Non scrivere troppo e sempre su tutto! In specifiche circostanze è utile anche la sola presa visione di file, messaggi o documenti.
REGOLA NUMERO 4
Non disseminare spunte blu
Questo punto è collegato al precedente, ossia, se i Datori/Datrici di Lavoro (che potrebbero essere presenti nel gruppo) o i referenti del progetto richiedono un punto di vista generale, sarebbe buona prassi esprimere il proprio parere professionale.
OK! Rispondi, scrivi ed esponiti (in questo momento è proprio richiesto), soprattutto se si tratta di domande rivolte a te direttamente. Rispondi anche ai quesiti che ti pongono i colleghi.
KO! Evita di nasconderti o di non esprimerti. Risulteresti una risorsa poco affidabile e non focalizzata sul lavoro.
REGOLA NUMERO 5
Rispetta regole e gerarchie
Come in ogni contesto, anche all’interno dei Gruppi WhatsApp ci sono delle regole da seguire e delle gerarchie prestabilite. Questi due elementi consentono che il flusso comunicativo all’interno delle conversazioni sia funzionale, mirato alla mission aziendale e orientato a ruoli e mansioni.
OK! Rispetta e comportati in modo impeccabile e professionale. Limitati sempre a quanto richiesto personalmente e in base a ciò che rientra nelle tue mansioni e competenze. Si da per scontato l’utilizzo di un linguaggio pulito e consono al contesto.
KO! Non scavalcare nessuno, non inserirti in mansioni/questioni non legate al tuo ruolo, non comportarti come se sapessi tutto tu o in modo arrogante. Rispetta sempre il prossimo!
REGOLA NUMERO 6
Non esserne dipendente!
Il lato oscuro di questi gruppi di lavoro è che, essendo alla portata di cellulare e quindi sempre visibili, si potrebbe cadere nella trappola di controllarli in continuazione. Si consiglia di utilizzare questi gruppi negli orari di lavoro per evitare di incorrere in episodi di stress o ansia da prestazione.
OK! Utilizza la chat in modo naturale, ad esempio potresti modificarne la suoneria di modo da avere le notifiche personalizzate. Questo ti aiuterà ad utilizzare il gruppo solo quando necessario.
KO! Non rimanere a controllare, rileggere e rimuginare.
REGOLA NUMERO 7
Utilizzalo preferibilmente negli orari di lavoro
NON SCRIVERE ALLE 23:00! Se si detengono delle informazioni lavorative da trasmettere e l'orario non è consono alle dinamiche lavorative, è bene comunicarle il giorno dopo. Non è né rispettoso né professionale utilizzare il gruppo di lavoro al di fuori degli orari prestabiliti.
OK! Raccogli informazioni, dubbi e perplessità da comunicare il giorno dopo.
KO! Evita di scrivere la qualsiasi e fuori dagli orari consentiti. Risulteresti una risorsa non attenta alle regole e poco rispettosa della vita privata delle altre persone.
REGOLA NUMERO 8
Non riversarci ansie e frustrazioni personali
I Gruppi di lavoro WhatsApp non sono ideati per contenere ansie e frustrazioni. Per cui, qualora si necessitasse di un confronto personale, si può entrare in relazione con la persona in questione in privato o in altre sedi; oppure, se si dovesse provare ansia da prestazione legata a specifiche azioni/mansioni, sarebbe meglio parlarne con superiori o referenti. Ogni dinamica va gestita nei dovuti modi e all'interno dei contesti appropriati.
OK! Utilizza il gruppo in relazione alla mission per il quale è nato.
KO! Non usarlo come il muro del pianto o come valvola di sfogo. Evita inoltre di scaricarci questioni della tua vita privata.
Le 9 regole d'oro per una Comunicazione Efficace nei Gruppi di Lavoro WhatsApp
REGOLA NUMERO 1
Evita i "buongiornissimo caffè!"
Stiamo parlando di relazioni professionali e interazioni specifiche legate ad un’azienda o un progetto. Le comunicazioni devono essere indirizzate al raggiungimento degli obiettivi; mentre tutto ciò che riguarda il tempo libero è bene che venga veicolato e circoscritto in altre occasioni più informali e relazionali.
In questi gruppi è consigliabile entrare in relazione in modo professionale con tutti i componenti del gruppo (colleghe, colleghi, superiori e referenti di progetto) rimanendo attenta/o a ciò che viene richiesto.
OK! Sii focalizzata/o su ruoli, mansioni e attività da portare avanti.
KO! Non condividere foto, commenti personali o meme divertenti.
REGOLA NUMERO 2
Non spammare!!! Siamo a lavoro
In queste chat è sconsigliato scrivere in continuazione! Se ad esempio si tratta di un gruppo legato ad uno specifico obiettivo o progetto, è buona prassi non mandare ripetutamente messaggi o materiali che si trovano in merito alla task assegnata. Sarebbe più opportuno aggiornare il gruppo una volta concluso il lavoro o quando è necessario un confronto per proseguire.
Si tratta di relazioni professionali, per cui le interazioni andranno limitate a tale scopo; viceversa si potrebbe rischiare di apparire come risorse poco focalizzate al lavoro.
OK! Puoi ovviamente porre delle domande se qualcosa non ti è del tutto chiara.
KO! Non inondare la chat riguardo tutto ciò che hai trovato. Limitati a raccogliere in separata sede le informazioni richieste per usarle nel momento in cui si farà il punto della situazione.
REGOLA NUMERO 3
Rispondi quando necessario
Talvolta il silenzio vale più di mille parole. Essendo un gruppo professionale non è detto che tutti e tutte debbano necessariamente esprimere un proprio parere. In alcune circostanze vale la regola del tacito assenso, oppure - se si necessita di risposte o punti di vista - vi sarà espressamente richiesto.
OK! Segui il flusso della chat. Sembrerà banale ma basandoti sul comportamento di altri membri del gruppo (soprattutto dei vertici) le interazioni saranno per te più semplici.
KO! Non scrivere troppo e sempre su tutto! In specifiche circostanze è utile anche la sola presa visione di file, messaggi o documenti.
REGOLA NUMERO 4
Non disseminare spunte blu
Questo punto è collegato al precedente, ossia, se i Datori/Datrici di Lavoro (che potrebbero essere presenti nel gruppo) o i referenti del progetto richiedono un punto di vista generale, sarebbe buona prassi esprimere il proprio parere professionale.
OK! Rispondi, scrivi ed esponiti (in questo momento è proprio richiesto), soprattutto se si tratta di domande rivolte a te direttamente. Rispondi anche ai quesiti che ti pongono i colleghi.
KO! Evita di nasconderti o di non esprimerti. Risulteresti una risorsa poco affidabile e non focalizzata sul lavoro.
REGOLA NUMERO 5
Rispetta regole e gerarchie
Come in ogni contesto, anche all’interno dei Gruppi WhatsApp ci sono delle regole da seguire e delle gerarchie prestabilite. Questi due elementi consentono che il flusso comunicativo all’interno delle conversazioni sia funzionale, mirato alla mission aziendale e orientato a ruoli e mansioni.
OK! Rispetta e comportati in modo impeccabile e professionale. Limitati sempre a quanto richiesto personalmente e in base a ciò che rientra nelle tue mansioni e competenze. Si da per scontato l’utilizzo di un linguaggio pulito e consono al contesto.
KO! Non scavalcare nessuno, non inserirti in mansioni/questioni non legate al tuo ruolo, non comportarti come se sapessi tutto tu o in modo arrogante. Rispetta sempre il prossimo!
REGOLA NUMERO 6
Non esserne dipendente!
Il lato oscuro di questi gruppi di lavoro è che, essendo alla portata di cellulare e quindi sempre visibili, si potrebbe cadere nella trappola di controllarli in continuazione. Si consiglia di utilizzare questi gruppi negli orari di lavoro per evitare di incorrere in episodi di stress o ansia da prestazione.
OK! Utilizza la chat in modo naturale, ad esempio potresti modificarne la suoneria di modo da avere le notifiche personalizzate. Questo ti aiuterà ad utilizzare il gruppo solo quando necessario.
KO! Non rimanere a controllare, rileggere e rimuginare.
REGOLA NUMERO 7
Utilizzalo preferibilmente negli orari di lavoro
NON SCRIVERE ALLE 23:00! Se si detengono delle informazioni lavorative da trasmettere e l'orario non è consono alle dinamiche lavorative, è bene comunicarle il giorno dopo. Non è né rispettoso né professionale utilizzare il gruppo di lavoro al di fuori degli orari prestabiliti.
OK! Raccogli informazioni, dubbi e perplessità da comunicare il giorno dopo.
KO! Evita di scrivere la qualsiasi e fuori dagli orari consentiti. Risulteresti una risorsa non attenta alle regole e poco rispettosa della vita privata delle altre persone.
REGOLA NUMERO 8
Non riversarci ansie e frustrazioni personali
I Gruppi di lavoro WhatsApp non sono ideati per contenere ansie e frustrazioni. Per cui, qualora si necessitasse di un confronto personale, si può entrare in relazione con la persona in questione in privato o in altre sedi; oppure, se si dovesse provare ansia da prestazione legata a specifiche azioni/mansioni, sarebbe meglio parlarne con superiori o referenti. Ogni dinamica va gestita nei dovuti modi e all'interno dei contesti appropriati.
OK! Utilizza il gruppo in relazione alla mission per il quale è nato.
KO! Non usarlo come il muro del pianto o come valvola di sfogo. Evita inoltre di scaricarci questioni della tua vita privata.
REGOLA NUMERO 9
Rispetta i turni di parola
Nelle chat di lavoro, è fondamentale rispettare i turni di parola per mantenere un'interazione chiara ed efficiente, evitando sovrapposizioni e confusione. Alcune buone pratiche da seguire includono:
Nelle chat di lavoro, è fondamentale rispettare i turni di parola per mantenere un'interazione chiara ed efficiente, evitando sovrapposizioni e confusione. Alcune buone pratiche da seguire includono:
- Segnala quando hai concluso il tuo intervento: usa un'espressione come "A voi" o "Finito" per indicare che hai terminato il tuo messaggio e lasciare spazio agli altri
- Evita l'invio di messaggi frammentati: cerca di strutturare i tuoi pensieri in un unico messaggio piuttosto che in molteplici invii consecutivi, riducendo il rischio di interrompere il flusso della conversazione.
- Aspetta una risposta prima di insistere: se hai posto una domanda o richiesto un intervento, attendi che il destinatario abbia il tempo di rispondere prima di sollecitare nuovamente.
- Usa le reazioni o i messaggi brevi per confermare: quando concordi con un messaggio o vuoi dare un rapido feedback, utilizza reazioni emoji o messaggi sintetici come "D'accordo" o "Ricevuto" per non occupare spazio inutile nella chat.
- Organizza gli interventi nei gruppi più numerosi: in contesti di gruppo, valuta la possibilità di usare il tag @nome per indirizzare il tuo messaggio a una persona specifica, limitando interventi non necessari da parte di altri membri.
- Aspetta il tuo turno: se vedi che le persone interessate stanno ancora parlando della questione, aspetta che abbiano finito per poterti inserire o cambiare argomento.
Nel mondo del lavoro però, questa applicazione - sebbene utilissima - andrebbe utilizzata con più attenzione e criterio così da gestire in modo efficace le relazioni professionali.
Buon lavoro!