Per riunione di lavoro s’intende l’incontro dei membri di un team aziendale con lo scopo di affrontare questioni lavorative riguardanti obiettivi, progetti o attività. Spesso convocata dall'Amministratore, un responsabile d’area o di ufficio.
Le riunioni hanno un ruolo molto importante perché rappresentano uno scambio di opinioni e punti di vista essenziali per procedere verso la mission aziendale. Non sempre però risulta di facile gestione e organizzazione, in quanto il tempo a disposizione talvolta, può essere poco.
Di seguito vi illustriamo i “5 mai più senza” che vi aiuteranno a organizzare una riunione ad hoc!
1) CHIARIFICATE BENE LA “CONSEGNA”
Cosa bisogna fare prima di iniziare la riunione? Mettere in evidenza la motivazione per la quale la stessa è stata convocata. Capita spesso che alcuni datori/datrici di lavoro convochino delle riunioni lampo e che i partecipanti scoprano solo durante la stessa quale sia la reale motivazione. Questa mancanza di chiarezza iniziale è un grave errore perché può generare ripercussioni negative durante l'incontro, o anche a fine riunione;
2) STABILITE UN ORDINE DEL GIORNO
Questo secondo punto è il più importante perché decreterà il successo o l’insuccesso della riunione. Senza un elenco definito dei punti che saranno trattati difficilmente si arriverà alla soluzione ricercata. Avere una traccia dei temi sarà utile per tre motivi: 1) aiuta i partecipanti ad avere un quadro (seppur sintetico) degli argomenti che saranno trattati così da avere una traccia argomentativa ben precisa; 2) consente di stabilire una linea temporale di base determinata dalla successione degli argomenti. Questo aiuta i partecipanti a capire dove stanno andando e perché, così che tutti siano al passo con l’andamento della riunione; e 3) aiuta a non perdere il filo o smarrirsi durante gli scambi verbali, garantendo a tutti e tutte di stare sul pezzo. Senza una corretta esposizione dei punti, la riunione potrebbe non garantire il risultato atteso e portare ad uno smarrimento generalizzato;
3) SCANDITE BENE IL TEMPO RICHIESTO
Ogni passaggio, compito o richiesta, deve avere un tempo ben definito senza il quale i partecipanti potrebbero avere delle difficoltà nel rimanere concentrati. Occorre stabilire il tempo in anticipo e se quello a disposizione non è del tutto sufficiente, bisogna focalizzarsi sui punti ritenuti più importanti al momento, e organizzare - ove possibile - una seconda riunione di approfondimento. Senza la scansione delle tempistiche, la riunione potrebbe risultare faticosa e poco stimolante;
4) INTERVENITE E CHIEDETE OPINIONI
E' importante che tutti i partecipanti esprimano le proprie idee. Non lasciate nessuno in silenzio o senza la possibilità di esprimersi, è fondamentale stimolare la discussione e trovare, insieme, la soluzione che si sta cercando. Se non si prevedono momenti di scambio la riunione potrebbe risultare statica e non portare ad alcuna evoluzione. Si rischierebbe dunque, di tornare al punto di partenza;
5) CREATE UN REPORT DI RESTITUZIONE
La riunione non finisce nel momento in cui tutti tornano nei loro uffici e/o postazioni, bensì quando ogni singolo partecipante riceve un report di restituzione dettagliato. Il report deve essere realizzato secondo il seguente schema:
Con queste 5 regole d’oro, a prescindere dall’argomento e dal tempo a disposizione, la riunione sarà organizzata in modo efficace. Sei in procinto di organizzare una riunione per il tuo team? Approfitta subito di questa guida! ;-)
Buon lavoro!
Cosa bisogna fare prima di iniziare la riunione? Mettere in evidenza la motivazione per la quale la stessa è stata convocata. Capita spesso che alcuni datori/datrici di lavoro convochino delle riunioni lampo e che i partecipanti scoprano solo durante la stessa quale sia la reale motivazione. Questa mancanza di chiarezza iniziale è un grave errore perché può generare ripercussioni negative durante l'incontro, o anche a fine riunione;
2) STABILITE UN ORDINE DEL GIORNO
Questo secondo punto è il più importante perché decreterà il successo o l’insuccesso della riunione. Senza un elenco definito dei punti che saranno trattati difficilmente si arriverà alla soluzione ricercata. Avere una traccia dei temi sarà utile per tre motivi: 1) aiuta i partecipanti ad avere un quadro (seppur sintetico) degli argomenti che saranno trattati così da avere una traccia argomentativa ben precisa; 2) consente di stabilire una linea temporale di base determinata dalla successione degli argomenti. Questo aiuta i partecipanti a capire dove stanno andando e perché, così che tutti siano al passo con l’andamento della riunione; e 3) aiuta a non perdere il filo o smarrirsi durante gli scambi verbali, garantendo a tutti e tutte di stare sul pezzo. Senza una corretta esposizione dei punti, la riunione potrebbe non garantire il risultato atteso e portare ad uno smarrimento generalizzato;
3) SCANDITE BENE IL TEMPO RICHIESTO
Ogni passaggio, compito o richiesta, deve avere un tempo ben definito senza il quale i partecipanti potrebbero avere delle difficoltà nel rimanere concentrati. Occorre stabilire il tempo in anticipo e se quello a disposizione non è del tutto sufficiente, bisogna focalizzarsi sui punti ritenuti più importanti al momento, e organizzare - ove possibile - una seconda riunione di approfondimento. Senza la scansione delle tempistiche, la riunione potrebbe risultare faticosa e poco stimolante;
4) INTERVENITE E CHIEDETE OPINIONI
E' importante che tutti i partecipanti esprimano le proprie idee. Non lasciate nessuno in silenzio o senza la possibilità di esprimersi, è fondamentale stimolare la discussione e trovare, insieme, la soluzione che si sta cercando. Se non si prevedono momenti di scambio la riunione potrebbe risultare statica e non portare ad alcuna evoluzione. Si rischierebbe dunque, di tornare al punto di partenza;
5) CREATE UN REPORT DI RESTITUZIONE
La riunione non finisce nel momento in cui tutti tornano nei loro uffici e/o postazioni, bensì quando ogni singolo partecipante riceve un report di restituzione dettagliato. Il report deve essere realizzato secondo il seguente schema:
- Introduzione: in questa prima parte iniziale occorre inserire delle righe di spiegazione generale dove viene messa in risalto la motivazione per la quale la riunione è stata convocata;
- Punti salienti: qui va riportato l’ordine del giorno con tutti i punti trattati;
- Problemi: focus sulle problematiche da risolvere e sul peso che le stesse hanno sulle dinamiche lavorative. Più questi "problemi" saranno definiti più chiare saranno le soluzioni da adottare;
- Soluzioni: legate al punto precedente. Per la stesura di questa parte è fondamentale che durante la riunione venga innescato un confronto tra tutti i partecipanti (vedi punto 4.);
- Obiettivi: in quest’area devono essere riportati gli obiettivi che si intendono raggiungere dopo la conclusione della riunione. Qui è fondamentale scandirne bene misurabilità e tempistiche;
- Tabella di marcia: infine, occorre stabilire tempi, azioni, ruoli e mansioni che dovranno essere attivate per raggiungere gli obiettivi prefissati. Serve una tabella conforme a quanto emerso.
Buon lavoro!