L’email è tra gli strumenti più utilizzati nelle comunicazioni professionali, sia per la gestione quotidiana delle relazioni di lavoro, sia per chi è in cerca di nuove opportunità.
Una comunicazione efficace, infatti, agevola il flusso informativo interno all’azienda—come nelle comunicazioni tra colleghi e responsabili di progetto—e ne favorisce anche le interazioni esterne, ad esempio con clienti, fornitori o altri professionisti del settore.
Come scrivere un’email professionale e quali accorgimenti adottare per trasmettere professionalità?
- USARE UN LINGUAGGIO ADEGUATO
È fondamentale utilizzare un linguaggio coerente con il contesto lavorativo. Ogni messaggio deve essere redatto con attenzione e formalità, rispettando il registro adeguato alla situazione e al ruolo dei destinatari. Le chiavi di una comunicazione professionale sono: linguaggio corretto, scelta ponderata delle parole, e toni educati e professionali. Un’apertura e una chiusura cortese contribuiscono a dare una buona impressione e a rafforzare la professionalità del messaggio. - ADOTTARE UN TONO FORMALE
È importante evitare toni scherzosi o espressioni colloquiali. Le email lavorative devono mantenere uno stile serio e formale, soprattutto perché potrebbero essere condivise o inoltrate a figure dirigenziali o a clienti, e utilizzate come traccia per riepiloghi o approfondimenti. Anche chi è in cerca di lavoro dovrebbe mantenere un tono serio e personalizzare ogni candidatura, per dimostrare attenzione e interesse verso la posizione. - CORREGGERE EVENTUALI ERRORI ORTOGRAFICI
Prima di inviare un’email, è essenziale rileggere il testo per evitare errori di battitura. Verificate che le frasi siano comprensibili e chiare, che gli indirizzi dei destinatari siano corretti e che eventuali allegati siano inclusi. Questi controlli sono particolarmente importanti per chi invia candidature, poiché la cura nei dettagli, come l’inclusione del CV, contribuisce a dare una buona impressione e a dimostrare professionalità. - UTILIZZARE UN INDIRIZZO E-MAIL ADEGUATO
L’indirizzo email dovrebbe preferibilmente riportare nome e cognome, garantendo così una presentazione professionale. Per chi già lavora, l’email personale potrebbe essere usata inizialmente, per poi passare all’account aziendale; per chi cerca lavoro, invece, è cruciale che l’indirizzo email appaia serio e professionale, evitando indirizzi poco formali o inappropriati come “farfallina84” o “occhiblu92,” che rischiano di compromettere la credibilità della candidatura. - INSERIRE GLI ALLEGATI NECESSARI
In molte comunicazioni professionali, è indispensabile includere allegati come documenti, report, o curriculum vitae. Verificare attentamente che tutti gli allegati menzionati nel testo dell’email siano effettivamente inclusi è fondamentale per garantire completezza e professionalità. Una dimenticanza può comportare disagi o rallentamenti, poiché il destinatario potrebbe non ricevere tutte le informazioni necessarie in un’unica email. Inoltre, è buona norma nominare i file in modo chiaro e descrittivo, facilitando il destinatario nella gestione e nella consultazione dei documenti inviati.
Inizialmente, adattarsi a un nuovo stile di comunicazione potrebbe richiedere qualche sforzo; tuttavia, con il tempo, la scrittura professionale diventerà sempre più naturale, facilitando il rapporto con colleghi e interlocutori esterni.
Buon lavoro!