Un aspetto molto importante di questa figura è che non può fare tutto, e quando non comprende questo suo “limite” può ritrovarsi di fronte al seguente bivio:
- lavorare senza l’ausilio di aiuti o supporto, con il rischio di entrare in Burnout e dunque non essere né una guida né un buon esempio da seguire;
- oppure, capire che ha bisogno di un braccio destro e optare per Delegare alcune delle sue funzioni, e guidare comunque il gruppo senza stress.
Ecco quali passaggi seguire:
1) ORGANIZZARE COMPITI E MANSIONI
Per delegare nel modo giusto e proficuo occorre, innanzitutto, individuare e organizzare i compiti che è necessario assolvere per la vita dell’azienda. Si deve creare un identikit delle azioni quotidiane che si svolgono durante le ore lavorative, e per farlo in modo corretto si può utilizzare il seguente schema di domande che può aiutare a fare il punto:
- Quali azioni si svolgono quotidianamente? Siate il più dettagliato possibile perché più approfondirete più semplice sarà la delega;
- Quali mansioni e ruoli sono richiesti per specifica mansione? Chiarite ogni ruolo aziendale e individuate per ciascuno le mansioni richieste (cose da fare);
- In che tempi devono essere portate a termine azioni e obiettivi? Ogni azione deve essere svolta entro uno specifico tempo, intercettatelo e mettetelo nel programma per avere in mente una linea temporale;
- Cosa è necessario fare entro quel termine? Specificate minuziosamente ogni azione richiesta;
- Ci sono compiti di serie A e di serie B? Come noterete dalla domanda, non tutto può essere delegato, per cui individuate i compiti che possono alleggerirvi e quelli di cui non potete fare a meno in termini di ruolo e responsabilità.
2) SCELGLIERE LE PERSONE GIUSTE
Le persone giuste a cui delegare sono collaboratori/trici competenti e abili ma, ancor prima, devono essere persone di cui vi fidate e a cui voi in primis trasmettete fiducia. Ecco su cosa porre attenzione per trovare quelle giuste: 1) analizzate e osservate come si comportano e ottengono gli obiettivi; 2) valutate in che modo reagiscono allo stress e al sovraccarico (devono essere calme e orientate all’obiettivo); 3) analizzate in che modo cooperano e si relazionano con colleghi, colleghe e voi; 4) analizzatene le prestazioni in termini di qualità, tempo con cui le portano a termine, e scrupolosità dei dettagli (devono essere precise per sostituirvi in modo impeccabile); 5) valutate il loro modo di comunicare ed interagire (devono rappresentarvi anche in riunioni o meeting importanti); e 6) osservatele nelle dinamiche aziendali per comprendere come si comportano e sono percepite dagli altri in termini di fiducia e affidabilità. Questi sono elementi personologici e lavorativi che possono aiutarvi ad individuare il/la Delegati giusti;
3) MONITORARE LE AZIONI
Delegare non significa sparire nel nulla, occorre che siate costantemente presenti (senza sovraccaricarvi) e procedere con un monitoraggio costante delle azioni e del raggiungimento degli obiettivi. La funzione principale della delega è quella di farsi aiutare nel lavoro, ma anche di non lasciare tutto in balia degli eventi. Dovete comunicare, osservare ed essere disponibili qualora ci siano delle richieste; assumete un ruolo di controllo della vostra azienda, ascoltate e raccogliete i preziosissimi feedback di chi la vive quotidianamente. Solo con un approccio olistico di questo tipo saprete delegare in modo efficace;
4) SAPER COMUNICARE
Infine il punto più importante: attivare dei flussi comunicativi funzionali e chiari, perché i membri del vostro Team di Lavoro vi comprendano e si fidino di voi. La comunicazione è fondamentale per diverse ragioni che riassumeremo nelle TRE C:
- Chiarezza: vi permette di esser chiari su compiti, mansioni, ruoli e obiettivi. Ogni collaboratore deve conoscere il proprio ruolo, quali mansioni deve adempiere e quali obiettivi deve raggiungere. Questo, oltre a trasmettere chiarezza eviterà anche l’insorgenza di incomprensioni. Per agevolarvi in questa fase potete stilare un documento che indichi a ogni collaboratore tutto ciò che riguarda le responsabilità a lui delegate;
- Conoscenza: vi consente di trasmettere gli elementi essenziali della vostra azienda come la cultura organizzativa, i valori che la guidano, la mission e l’essenza dell’identità aziendale. Questo perché le persone a cui delegherete specifiche attività/azioni devono comprendere in che modo dovranno rappresentarvi dentro e fuori l'azienda;
- Competenza: in questa fase occorre trasmettere alle persone con cui lavorate e collaborate che hanno un valore fondamentale per l’azienda. Questo riconoscimento delle competenze è la chiave per una buona riuscita aziendale e per la costruzione di un Clima Organizzativo positivo, elemento indispensabile per lavorare in un ambiente sereno e stimolante. Più le persone lavoreranno bene, più sarà alta la produttività.
Buon lavoro!