La Matrice di Eisenhower è uno strumento molto valido sia per la gestione del proprio tempo a disposizione, sia per la suddivisione delle attività utilizzando lo schema: importante vs urgente.
La matrice si avvale di 4 quadranti all'interno dei quali andranno sistemate le attività:
Come funzionano i quadranti?
- PRIMO QUADRANTE
Questo quadrante è quello delle attività importanti. Al suo interno vengono inserite le cose urgenti da svolgere per prime. Possono essere di vario genere, ad esempio, progetti con scadenze prefissate, collaborazioni da concludere, visite mediche (calendarizzate o improvvise), problemi o anche crisi.
N.B. Vivere perennemente in ottemperanza delle attività presenti in questo primo quadrante non giova alla salute perché potrebbe innescare meccanismi ansiogeni e forte stress. Occorre si, prestare attenzione a queste attività, ma senza esserne sopraffatti/e. - SECONDO QUADRANTE
Questo è il quadrante delle attività importanti ma non urgenti. Si tratta di attività che permettono di raggiungere i propri obiettivi. Possono di vario genere, ad esempio, pianificare e gestire progetti, lavorare al pc, partecipare a corsi di aggiornamento o workshop, curare le relazioni famigliari, fare la spesa e coltivare relazioni di lavoro. Le attività presenti in tale quadrante sono molto importanti perché permettono di arricchire le proprie giornate (non solo dal punto di vista professionale).
N.B. Solitamente è un quadrante “non troppo carico” perché non ritenuto fondamentale come il precedente ma da non sottovalutare. - TERZO QUADRANTE
Questo è il quadrante delle attività non importanti ma urgenti. Talvolta rinominato anche quadrante dell’inganno perché il suo contenuto può o appesantire ciò che è realmente importante, facendo perdere tempo prezioso, o portare al sovraccarico eccessivo. Qui possono rientrare telefonate non pertinenti, mail non urgenti, eventuali interruzioni, troppe riunioni o meeting, uscite dell’ultimo momento ecc. Si tratta di tutto ciò che può interferire nell'ordine delle cose da fare.
N.B. Alcune di queste attività, ove possibile, sarebbe meglio delegarle. - QUARTO QUADRANTE
Questo è il quadrante delle attività non importanti e non urgenti. Si tratta di tempo “sprecato” e vi rientrano tutte le attività che portano a procrastinare, come passatempi troppo frequenti, uscite eccessive, telefonate continue, tempo investito in cose di second'ordine a lavoro ecc.
N.B. Sono attività poco responsabili che possono far perdere il flusso produttivo.
Cosa bisogna fare?
Tutte le attività hanno un proprio ciclo di vita, nascono, si affrontano e vengono portate a termine. L’aspetto da tenere a mente è che spesso la nostra attenzione è rivolta al primo quadrante (le urgenze) portando a non prestare attenzione a tutto il resto. Inoltre, le attività nascono solitamente nel secondo quadrante e solo dopo passano al primo. Lo stress si genera nel momento in cui non gestiamo efficacemente il tempo a disposizione e tutte le nostre attività si trasferiscono nel primo quadrante.Un secondo problema è determinato dal terzo quadrante che potrebbe togliere del tempo importante alle reali urgenze. Per arginare a tale problema, alcune delle attività presenti in questo quadrante andrebbero delegate.
E tu, come gestisci le tue attività?